Dicas para escrever emails mais eficientes

Vez ou outra nos deparamos com pessoas que precisam escrever e-mails, formalizar propostas ou dar comunicados importantes, mas que não conseguem transcrever o que sabem ou que querem informar. Muitos chegam a dizer: “se for pra eu convencer falando, sem problemas! O meu problema está em escrever!”. Pensando nisso, preparamos uma série de dicas que irão te ajudar a escrever de forma clara e objetiva, sem erros grosseiros, e o mais importante, completa de conteúdo e estrutura.

Estas dicas, além de servirem de suporte para as atividades mais corriqueiras de um escritório ou de uma agência, como escrever um e-mail, poderão servir como um estímulo para que você comece a produzir conteúdo de qualidade sobre o que você sabe e faz, para que depois estes textos te sirvam de iscas para prospectar potenciais clientes.

Dica 1: Observe atentamente a estrutura

Cada gênero textual contém uma estrutura própria que precisa ser levada em consideração na hora de escrever. Os e-mails, por exemplo, precisam necessariamente conter uma saudação inicial, um corpo objetivo e suscinto, cujo conteúdo estabaleça um diálogo, e uma saudação final. É importante lembrar que o texto não pode ficar muito extenso e nem conter excessos e preciosimos de explicação. Já um proposta comercial pode explorar elementos com mais especificidade, porém sem perder a objetividade. Ao ler uma proposta o receptor deve ficar com o mínimo de dúvidas, ou ainda melhor, nenhuma dúvida.

Dica 2: Faça-se próximo do leitor

Mesmo que o contexto da sua produção textual exija formalidade, procure “escrever se ouvindo”. Isso fará com o que o leitor tenha maior proximidade com o texto e, consequentemente, maior facilidade na assimilação do conteúdo que quer informar. Este exercício, aliás é um excelente aliado para quem escreve. “Escrever se ouvindo” significa que ao mesmo tempo em que escreve você ouve silenciosamente o texto sendo pronunciado.

É bem verdade que “escrever se ouvindo” requer certo tempo de experiência na prática da escrita, então, que tal gravar o aúdio do que quer comunicar-escrever para depois apenas transcrever?

Dica 3: Evite erros primários

É deplorável receber um e-mail ou uma proposta comercial que contenha erros de concordância, gramaticais ou até mesmo de entendimento. Isso faz com que o conteúdo apresentado perca a credibilidade e com que o erro apareça mais que o principal que está sendo informado.

Para evitar os erros, o conselho primário é: leia e releia com atenção aquilo que escreveu. Certifique-se de que empregou as melhores palavras, de que os verbos estão bem conjugados e de que você não está sendo repetitivo ou demasiadamente explicativo.

Os corretores podem ajudar nesta tarefa. Porém, cuidado! Muitas vezes a grafia errada, se for corrigida por um destes aplicativos pode mudar o sentido da sua frase.

Dica 4: Seja criativo e preciso no Assunto

Muitas vezes alguns receptores descartam as mensagens que recebem em suas caixas postais depois de ler apenas o título do assunto. Por isso, muita atenção na hora de escolher o que escrever nesse campo.

Colocar palavras como “urgente” ou “importante” no assunto poderá surtir o efeito contrário, ou seja, em vez de o receptor dar a devida atenção ao conteúdo do e-mail, este poderá descartá-lo, apenas porque o título escolhido é demasiadamente invasivo.

Dica 5: Cerifique-se que há um destinatário correto e que os arquivos foram anexados

Ter a certeza que enviou um e-mail, porém ficar sabendo depois que a mensagem jamais chegou ao destinatário é frustrante, além de ser tempo perdido. Por isso, certifique-se de sua mensagem está mesmo sendo destinada a alguém, e que este endereço, de fato, existe. Também esteja atento na hora de anexar arquivos à conversa. Muitos são os casos embaraçosos de que a mensagem vai sem o anexo e o receptor precisa responder apenas pedindo os arquivos.

Com estas dicas você poderá ser mais eficiente na hora de comunicar-se utilizando e-mails. Além disso, você poderá poupar tempo e aumentar seus rendimentos, uma vez que pelo e-mail, já está mais do que comprovado, que é possível fazer negócios.

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